Planear serviços gerais - Higiene do espaço

O plano de higienização indica quais as ações que têm que ser tomadas para limpar e/ou desinfetar, de forma apropriada, as instalações e equipamentos de uma instituição. Este artigo é sobre gestão da limpeza e desinfeção das instalações (plano, registo e verificação).

Neste artigo:

Configuração

Antes de começar a elaborar os planos de higienização deve definir o que deve ser limpo na sua instituição, nomeadamente os espaços (zonas/áreas) e as estruturas/equipamentos.
No menu conta, selecione "configuração":

Configuração dos espaços

Comece por definir os espaços, i.e. as zonas ou áreas que pretende incluir no seu plano. Na caixa SERVIÇOS GERAIS, Higiene do Espaço, carregue em "Espaços" para consultar as zonas/áreas disponíveis na sua conta 1.
Para adicionar uma nova zona:
  • Carregue em +NOVO.
  • Preencha o campo "Designação" com o nome da zona a higienizar.
  • Opcionalmente, no campo "Etiquetas" pode associar etiquetas à zona a higienizar (e.g. edifício, piso, responsável).
  • Carregue em guardar para guardar a alteração ou em cancelar para terminar sem guardar.
Para editar ou eliminar zonas carregue nos botões editar ou eliminar 2 que estão associados a cada zona (na mesma linha).
1. Cada instalação Ankira vem com espaços pré-configurados, que pode alterar livremente.
2. Se apagar um espaço, este deixará de aparecer no plano de higiene, mesmo que tenha tarefas agendadas.

Configuração das estruturas/equipamentos

Para cada espaço, poderá planear quais as estruturas ou os equipamentos que devem ser higienizadas. Pode configurar a sua conta caixa SERVIÇOS GERAIS, Higiene do Espaço, carregando em "Estruturas / Equipamentos"3. As alterações 4 são feitas de forma idêntica às dos espaços.

3. Cada instalação Ankira vem com estruturas/equipamentos pré-configurados, que pode alterar livremente.
4. Se eliminar uma estrutura/equipamento, deixará de aparecer no plano, nos espaços em que tinha sido associada.

Configuração de etiquetas de espaços

Se a sua instituição tiver muitos espaços, o plano de higiene pode tornar-se muito complexo e ser mais difícil ter uma visão geral do que está agendado. As etiquetas permitem-lhe criar vistas mais simples, por exemplo agrupando os espaços por pisos ou de outra forma.
Na caixa SERVIÇOS GERAIS, Higiene do Espaço, carregue em "Etiquetas" para gerir as etiquetas dos espaços disponíveis na sua conta. As alterações 5 são feitas de forma idêntica às dos espaços e das estruturas/equipamentos.
5. Se eliminar uma etiqueta, deixará de aparecer nos espaços onde tenha sido associada.

Plano de higienização dos espaços

No Ankira o plano de higienização dos espaços é elaborado em PLANEAMENTO > higiene espaço.

O plano está dividido num quadro com quatro colunas, cada uma contendo as tarefas de uma determinada periodicidade: 
  • Diário - Coluna onde são adicionados os espaços que tem áreas/superfícies que devem ser limpas e/ou desinfetadas diariamente;
  • Semanal - Coluna onde são adicionados os espaços que têm áreas/superfícies que devem ser limpas e/ou desinfetadas semanalmente;
  • A cada X dias - Coluna onde são adicionados os espaços que têm áreas/superfícies que devem ser limpas e/ou desinfetadas de X em X dias (e.g. tarefas trimestrais, semestrais e/ou anuais);
  • Mensal - Coluna onde são adicionados os espaços que têm áreas/superfícies que devem ser limpas e/ou desinfetadas mensalmente.
Para adicionar novas tarefas, carregue no + 6. Por exemplo, se adicionar tarefas na coluna "Diário" aparecerá um formulário para preencher as seguintes informações:
  • Espaço - Selecione o espaço (zona/área) a higienizar 
  • Frequência - Selecione a frequência (1x por dia, 2x por dia, ...)
  • Estruturas/Equipamentos - Selecione as estruturas/equipamentos que devem ser higienizados
  • Início - Selecione a data de início
  • Fim - Selecione da data de fim (opcional)
  • Produtos - Indique os produtos e materiais a utilizar
  • Responsável - Indique o nome ou função do responsável pela execução das tarefas
  • Observações - Introduza informações relevantes (e.g. instruções)

Os campos são idênticos no planeamento efetuado nas outras colunas, à exceção da Frequência, que é substituída pelos Dias da semana (Semanal, opcional), intervalo em dias (A cada X dias) ou Dias do mês (Mensal, opcional).

6. Cada espaço aparecerá, no máximo, uma única vez em cada coluna. Se adicionar o mesmo espaço numa determinada coluna, irá fazer alterações ao plano existente - ver Alteração ao plano.

Alteração do plano

Para alterar o plano (tarefas) de um espaço tem duas opções:
  1. Adiciona novas tarefas ao espaço, conforme descrito em Plano de higienização dos espaços7 OU
  2. Entra no plano que quer alterar e carrega no botão Copiar tarefas.

A segunda opção é mais prática para pequenos ajustes ao plano.

Para eliminar um plano tem de entrar no plano que quer eliminar e carregar no botão Eliminar tarefas.

Para manter o histórico de alterações aos planos de cada espaço, opte sempre por adicionar um novo plano (tarefas) quando há alterações significativas (estruturas/equipamentos a limpar, responsável pela execução das tarefas, ...). A edição só deve ser utilizada para corrigir informação.

7. Ao adicionar tarefas de um espaço, as que eventualmente existam já para esse espaço são "fechadas" no dia anterior ao início das novas.

Filtros e exportação do plano

Na barra superior do seu plano encontrará algumas opções para alterar a informação apresentada:
  • para visualizar o plano com todos os detalhes deve assinalar a opção "Mostrar detalhes";
  • para visualizar apenas o plano de um determinado espaço e/ou piso (ou outra organização que adote) pode utilizar os filtros "espaço" e "etiquetas";
  • para consultar o plano de higienização em vigor na sua instituição numa determinada data carregue no botão do calendário e selecione a data.
Para gerar o plano em PDF (com os filtros e opções que escolheu), tem apenas de carregar no botão de exportar.

Registo de higienização dos espaços

Os registos de higienização são efetuados no Módulo de Registo.

Controlo dos registos de higienização dos espaços

Para controlar/verificar os registos de higienização dos espaços a CONTROLO > registos (e selecione "Serviços Gerais" no separador MAIS).

Perguntas frequentes

Devo criar um "espaço" para cada espaço físico (e.g. WC 1, WC 2, WC Funcionários, ...) ou um "espaço" genérico, por tipo (e.g. Instalações sanitárias)?
Embora a criação de espaços genéricos simplificasse o seu plano e os registos, em particular quando as tarefas são as mesmas (quando à periodicidade, responsáveis, produtos e estruturas/equipamentos), essa simplicidade é obviamente mais limitativa.
Para poder definir tarefas distintas por cada espaço físico ou atribuir responsáveis diferentes, por exemplo, deverá definir espaços individuais que espelhem o seu espaço físico. Esta é também a única forma de conseguir controlar de forma mais rigorosa a execução das tarefas.
Criei as tarefas para um de vários espaços idênticos (e.g. WC 1). Tenho de repetir todo o agendamento para os restantes?
Não, existe uma funcionalidade de cópia que lhe permite agilizar esse agendamento. Basta abrir as tarefas do primeiro espaço e carregar no botão Copiar tarefas. Só terá de selecionar o novo espaço e, se necessário, ajustar os outros campos.
Posso ver qual era o plano de higienização numa determinada data? Ou como será numa data futura?
Sim. Veja em Filtros e exportação como pode alterar a vista.

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