Gerir ocorrências

Para assegurar a transmissão diária de informação relevante sobres os utentes ( e.g. passagem de turno, registo de situações anómalas) o Ankira tem áreas para consulta, registo e tratamento de ocorrências.  Este artigo é sobre a gestão de ocorrências.

Configurar ocorrências

No Ankira pode configurar os tipos e o tratamento de ocorrências.

Para configurar o tipo de ocorrências aceda a CONTA > configuração. Na caixa Ocorrências selecione "Tipos". Para adicionar um novo tipo introduza a designação, associe o grupo (Utentes ou Gerais) e carregue em adicionar.

Pode editar ou eliminar um tipo de ocorrência 1, carregando nos botões editar ou eliminar que estão associados a esse tipo de ocorrência.

1. Existem tipos de ocorrências, de sistema, que não podem ser editados ou eliminados. Estes tipos de ocorrências estão identificados (tipo fixo).

Se na sua instituição há tipos de ocorrências que necessitam de tratamento (implementação de ações) deve aceder a CONTA > configuração. Na caixa Ocorrências selecione "Tratamento". Por defeito os tipos de ocorrência aparecem com a opção “Não” selecionada na coluna “Requer ação”. Se na sua instituição um determinado tipo de ocorrência requer ação2, carregue em editar, selecione a opção “Sim” na coluna “Requer ação” e assinale os perfis que devem ser alertados3 quando é registada uma ocorrência desse tipo.

2. As novas ocorrências que requerem ação vão aparecer na página Ocorrências no estado “por tratar”.
3. Pode definir alertas mesmo para ocorrências que não requerem ação.

Consultar e registar ocorrências

Módulo Base

Pode consultar e registar ocorrências em INÍCIO > ocorrências.

Ao entrar na página são apresentadas as ocorrências do mês atual 4. Na coluna “Registo” tem a data e horário da ocorrência e a identificação do colaborador que efetuou o registo 5; na coluna “Ocorrência” tem informação sobre o tipo de ocorrência, o utente envolvido (quando aplicável) e as observações registadas pelo colaborador; na coluna “Local” tem o local da ocorrência; na Coluna “Tratamento” tem o estado do tratamento (nas ocorrências tratadas é apresentada a data e horário do tratamento e a identificação do colaborador que efetuou o tratamento), quando aplicável.

4. Cada utilizador pode ter um acesso limitado às ocorrências, consoante as permissões que lhe forem atribuídas - ver Alterar perfis e permissões de utilizadores.
5. Se antes do nome do colaborador aparecer um ícone com um visto, significa que o registo foi efetuado no Módulo de Registo.

Para registar uma nova ocorrência carregue em +NOVA:

  1. Introduza a data e hora (por defeito as atuais);
  2. Selecione o Utente ou indique que é uma ocorrência geral;
  3. Selecione o tipo de ocorrência;
  4. Introduza o local da ocorrência;
  5. Adicione outras informações relevantes em “Observações”.
  6. Carregue no botão para guardar.

A ocorrência foi adicionada às páginas de Ocorrências do Módulo Base e do Módulo de Registo. As ocorrências são apresentadas por ordem cronológica, da mais recente para a mais antiga; a ocorrência que acabou de adicionar deverá aparecer no topo das páginas.

Módulo de Registo

No Módulo de Registo também podem ser consultadas e registadas ocorrências.

Quando entra no Módulo de Registo são mostradas de imediato as ocorrências registadas nas últimas horas 6. Pode consultá-las mais tarde acedendo ao menu Ocorrências e carregando em ÚLTIMAS OCORRÊNCIAS.

6. O período de ocorrências que aparece no Módulo de Registo é definido pela instituição na configuração. Cada utilizador pode ter um acesso limitado às ocorrências, consoante as permissões que lhe forem atribuídas - ver Alterar perfis e permissões de utilizadores.

Para registar uma nova ocorrência carregue no cartão Gerais ou nos cartões dos utentes:

  1. Selecione o tipo de ocorrência;
  2. Introduza o local da ocorrência;
  3. Adicione outras informações relevantes em “Observações”.
  4. Carregue em GRAVAR para guardar.

Se houver uma ocorrência durante a prestação de um cuidado ou serviço, pode criar a ocorrência durante o respetivo registo, assinalando a opção “Associar uma ocorrência”. Nesse caso pode optar por colocar na ocorrência as observações do próprio registo ou colocar outras informações.

Tratar ocorrências

Alertas

Sempre que é registada uma ocorrência que necessita de tratamento (ver Configurar ocorrências), os utilizadores com o perfil a alertar recebem uma notificação.

São também gerados alertas para um utilizador quando lhe são atribuídas ocorrências para tratar.

Tratamento

Na página Ocorrências esta ocorrência vai aparecer no estado “por tratar”. Para iniciar o tratamento carregue na ocorrência (Tipo – Grupo).

Se pretender definir um responsável pelo tratamento:

  1. Defina as ações a implementar no campo de notas;
  2. Selecione o responsável;
  3. Carregue no botão para guardar.

Se for o responsável 6 pelo tratamento:

  1. Descreva as ações implementadas ou outras informações relevantes no campo para escrever nota;
  2. Altere o estado para “tratada”, se aplicável, ou atribua a outro responsável;
  3. Carregue no botão para guardar.
6. Para consultar as ocorrências que estão atribuídas carregue em filtrar e no campo “Responsável” selecione “atribuídas a mim”.

Registos

Se quiser associar registos à ocorrência ( e.g. Registo Médico, Registo de Enfermagem, etc.) carregue em INSERIR REGISTO. Selecione o modelo de registo8, preencha a informação e carregue em guardar para guardar o registo e associá-lo à ocorrência9.

8. São apenas disponibilizados modelos de registos de áreas a que o utilizador tem acesso.
9. Não é possível associar registos que já estão inseridos no Ankira à ocorrência. Se pretender que um registo fique associado à ocorrência tem sempre de inseri-lo através da página da ocorrência.

Pesquisar ocorrências

Se necessitar de procurar ocorrências tem vários filtros disponíveis:

  • No canto superior direito pode escolher o período de registos de ocorrências que quer visualizar (diário, semanal, mensal ou anual). Pode, inclusivamente, escolher dias, semanas, meses ou anos específicos, carregando na data.
  • No canto superior esquerdo pode filtrar por:
    • Grupo (ocorrências gerais ou do utente);
    • Tipo;
    • Estado;
    • Responsável;
    • Resposta (Social);
    • Piso.

No final da página tem sempre o número de registos encontrados (de acordo com os filtros aplicados).

Analisar ocorrências

O Ankira permite-lhe consultar indicadores relativos às ocorrências que foram registadas por ano, bem como a evolução no número de quedas.

Aceda a ESTATÍSTICAS > indicadores e, no canto superior direito, selecione “Ocorrências”.

Eliminar ocorrências

Para um utilizador poder eliminar ocorrências tem de ter o perfil "Administrador” ou ter permissão para eliminar registos de utentes ( MENU CONTROLO > controlo registos). Se é um utilizador com esta permissão, tem disponível na página de Ocorrências e na página de detalhe de cada ocorrência um botão para eliminar.

Perguntas frequentes

Por que é que não consigo tratar ocorrências?

Para um utilizador poder tratar ocorrências (consultar e editar o detalhe da ocorrência) têm de ter permissões específicas. Se não consegue consultar ou editar o detalhe da ocorrência, peça a um utilizador com o perfil “Administrador” para verificar/editar as permissões na configuração de utilizadores.

O que acontece se não definir tipos de ocorrências com tratamento?

Todos as novas ocorrências ficarão no mesmo estado que as antigas, i.e. sem um estado definido (nem tratadas, nem por tratar). Pode, ainda assim, tratá-las da forma descrita neste artigo.

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