Gerar contrato de utente

O Ankira permite-lhe, a partir de um ficheiro modelo, gerar automaticamente um contrato para um novo utente.

Preparar contrato modelo

Os contratos gerados automaticamente pelo Ankira usam um ficheiro modelo no formato DOCX (Microsoft Word). Este ficheiro deve ser preparado colocando etiquetas no texto, de forma a que o sistema consiga identificar os locais onde deve preencher os dados do utente.

Por exemplo, se o seu contrato modelo tiver a seguinte frase:

(...) …………………………………………………………, portador do documento de identificação n.º ………………, contribuinte n.º ……………, residente em ……………………………, adiante designado por Primeiro Contratante (...)

Deverá colocar etiquetas 1 da seguinte forma:

(...) {UTENTE_NOME}, portador do documento de identificação n.º {UTENTE_BI}, contribuinte n.º {UTENTE_NIF}, residente em {UTENTE_MORADA}, adiante designado por Primeiro Contratante (...)

1 Para o preenchimento funcionar corretamente, não se esqueça de colocar as chavetas na etiqueta.

Etiquetas

Na tabela abaixo estão listadas todas as etiquetas que pode usar.

Etiqueta Descrição Exemplo
Dados pessoais do Utente
UTENTE_NOME Nome completo do utente
UTENTE_NOMEABREVIADO Nome pelo qual o utente deve ser tratado
UTENTE_NASCIMENTO Data de nascimento do utente 10/12/1936
UTENTE_MORADA Morada do utente
UTENTE_CODPOSTAL Código postal do utente
UTENTE_LOCALIDADE Localidade do utente
UTENTE_DISTRITO Distrito do utente
UTENTE_CONCELHO Concelho do utente
UTENTE_FREGUESIA Distrito do utente
UTENTE_TELEFONE Telefone do utente
UTENTE_TELEMOVEL Telemóvel do utente
UTENTE_EMAIL E-mail do utente
UTENTE_ESTADOCIVIL Estado civil do utente Casado/a
UTENTE_BI Número de identificação civil do utente
UTENTE_BI_VALIDADE Data de validade do número de identificação (vitalício)
UTENTE_NIF Número de identificação fiscal do utente
UTENTE_NISS Número de Identificação de Segurança Social do utente
UTENTE_REGIMESS Regime Segurança Social
UTENTE_NACIONALIDADE Nacionalidade do utente
UTENTE_SISTEMASAUDE Sistema de saúde do utente ADSE
UTENTE_SISTEMASAUDENUM Número de utente
UTENTE_PROFISSAO Profissão por utente
UTENTE_HABILITACOESLITERARIAS Habilitações literárias do utente
Dados relativos à admissão do utente
ADMISSAO_NUMERO Número do processo
ADMISSAO_RESPOSTA Tipo de resposta social contratada pelo utente Centro de Dia
ADMISSAO_DATAENTRADA Data de entrada ou admissão do utente 15/10/2017
ADMISSAO_MENSALIDADE Mensalidade contratada 1.000,00 (sem o símbolo €) 
ADMISSAO_MENSALIDADE_EXTENSO Mensalidade contratada, por extenso mil euros
Dados pessoais do contacto de referência
FAMILIAR_NOME Nome do contacto de referência 1
FAMILIAR_MORADA Morada do contacto de referência 1
FAMILIAR_BI Número de identificação civil do contacto de referência 1
FAMILIAR_BI_VALIDADE Data de validade do número de identificação do contacto de referência 1 31-12-2030
FAMILIAR_NIF Número de identificação fiscal do contacto de referência 1
FAMILIAR_NISS Número de Identificação de Segurança Social do contacto de referência 1
FAMILIAR_RELACAO Relação ou grau de parentesco do contacto de referência 1 Filho(a)
FAMILIAR_TELEFONE Telefone do contacto de referência 1
FAMILIAR_TELEMOVEL Telemóvel do contacto de referência 1
FAMILIAR_EMAIL E-mail do contacto de referência 1

Se os dados relativos a uma etiqueta não estiverem preenchidos no Ankira, no contrato aparecerá apenas uma linha sem texto.

1. Se quiser gerar documentos para um segundo contacto de referência, pode usar as etiquetas FAMILIAR_2_NOME, FAMILIAR_2_MORADA, FAMILIAR_2_BI, FAMILIAR_2_BI_VALIDADE, FAMILIAR_2_NIF, FAMILIAR_2_NISS e FAMILIAR_2_RELACAO. Pode usar mais contactos se continuar a numeração, mas não use "_1_" no primeiro. Os contactos são ordenados pela ordem com que foram introduzidos.

Carregar modelo no Ankira

Uma vez preparado o contrato modelo, é necessário carregar o ficheiro no Ankira. Para isso, siga os seguintes passos:

  1. Aceda à página de "Configuração", no menu de topo;
  2. Na primeira caixa ("Instituição") selecione a opção "Exportação";
  3. Adicione um ou mais ficheiros2 clicando ou arrastando-os para a caixa dos contratos modelo. 

A qualquer altura pode, nesta página, adicionar ou remover os modelos já carregados.

2. Dê um nome ao ficheiro que permita identificar facilmente o seu conteúdo, especialmente se tiver vários modelos.

Gerar contrato de utente

Para gerar o contrato de um utente 3, basta aceder à ficha pessoal. No separador Dados pessoais encontrará um botão para gerar um novo ficheiro, que poderá descarregar.

3. O botão está disponível em todos os registos, independentemente do estado do utente. Pode, por isso, gerar o contrato mesmo para os inscritos ou candidatos em lista de espera.

Perguntas frequentes

Posso usar esta funcionalidade para outros documentos?

Sim. Desde que o documento Word tenha etiquetas identificadas neste artigo, pode usar a funcionalidade para qualquer contrato, adenda, declaração, etc.

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