Agendar e registar visitas a utentes

Para ajudar as instituições a garantir o agendamento prévio das visitas e a ter organizado um registo de visitantes o Ankira tem áreas para as visitas aos utentes no Módulo Base e na aplicação de Registo. Este artigo é sobre o agendamento de visitas, o registo de visitas e a consulta/exportação de estatísticas e listagens de visitas e visitantes.

Neste artigo:

Configurar horário das visitas

Por defeito, é possível agendar visitas em qualquer horário no Ankira. Se pretender limitar o período em que as visitas ocorrem na sua instituição, pode fazê-lo:

  1. Aceda à página de "Configuração", no menu de topo;
  2. Desça até à caixa "Utentes" e clique para expandir;
  3. Na secção Visitas, introduza a hora inicial e final para as visitas.

Agendar visitas a utentes

A área de visitas a utentes no Módulo Base está disponível no menu INÍCIO > visitas:

Para agendar uma nova visita a um utente:

  1. Clique numa hora no calendário ou carregue em + NOVA1.
  2. Selecione o utente (pode utilizar a caixa de pesquisa na parte superior).
  3. Selecione o visitante2 (mais uma vez, pode utilizar a caixa de pesquisa na parte superior para localizar um visitante específico). Se o visitante for --outra pessoa-- tem de inserir o nome, o contacto e o parentesco (opcional).
  4. Pode adicionar outro visitante clicando em + em VISITANTES ADICIONAIS.
  5. Pode adicionar outros detalhes da visita no campo "Observações".
  6. Clique em GRAVAR.

1. Quando agenda a visita desta forma, ou se clicar numa data/hora passada do calendário, também visualiza os campos do REGISTO. Esta forma de adicionar a visita é particularmente útil quando está a registar uma visita que não estava prevista - pode logo preencher todos os detalhes da visita, incluindo a data de entrada e saída do(s) visitante(s).
2. No campo "Visitantes" é apresentada a lista de familiares e pessoas próximas que está no separador REDE FAMILIAR.

Editar visita agendada/registada

Para editar uma visita a um utente no Módulo Base, aceda ao menu INÍCIO > visitas e:

  1. Clique na visita que pretende editar.
  2. Efetue as alterações à visita.
  3. Clique em GRAVAR para gravar as alterações.

Registar visitas a utentes

Para registar visitas a utentes no Módulo Base do Ankira, aceda ao menu INÍCIO > visitas e:

  1. Clique na visita que pretende editar.
  2. Adicione os detalhes da visita na secção REGISTO3:
    1. Hora de entrada;
    2. Hora de saída4;
    3. Se o visitante não compareceu ou cancelou, assinale apenas a opção "não compareceu/cancelou";
    4. Outros detalhes da visita no campo "Observações" (opcional). Nos casos quem visitante não compareceu ou cancelou a visita, pode inserir nesta campo o motivo do não comparecimento/cancelamento.
  3. Clique em GRAVAR para gravar as alterações.

3. A secção REGISTO só aparece na visita depois de a visita ter início.
4. As visitas só aparecem identificadas no calendário como efetuadas quando é introduzida a hora de saída do(s) visitante(s).

Eliminar visitas agendadas/registadas

Para eliminar visitas do calendário:

  • Clique na visita que pretende eliminar.
  • No canto inferior esquerdo cliquem em ELIMINAR.
  • Confirme a ação, clicando em OK na caixa de seleção.

Consultar o calendário de visitas do dia, da semana ou do mês

No calendário pode consultar a ocupação/disponibilidade para visitas a utentes e verificar as visitas agendadas, efetuadas e canceladas.

Alterar a vista do calendário

A vista padrão do calendário de visitas no Módulo Base do Ankira é a vista "Semana". Para alterar a vista:

  1. Clique no ícone de "opções" e selecione "Dia", "Semana" ou "Mês".
  2. No canto superior esquerdo selecione "Calendário" ou "Listagem".

Navegar no calendário

Para percorrer as datas:

  • Utilize as setas no canto superior esquerdo do calendário para ir para datas recentes (no passado ou no futuro).
  • Para voltar à data de hoje, clique no ícone do calendário ("Data atual") no canto superior esquerdo.

Filtrar visitas no calendário

Para restringir as visitas que vê no calendário, clique em FILTRAR. Pode selecionar:

  • um utente;
  • os tipos de Resposta;
  • os pisos;
  • as etiquetas.

Consultar dados estatísticos das visitas

Para além de poder consultar as visitas agendas, efetuadas e canceladas e a disponibilidade, na parte superior do calendário pode ainda consultar dados estatísticos de visitas. Os resultados são atualizados sempre que alterar a vista, navegar e/ou filtrar visitas no calendário.

Na vista padrão vê:

  • Visitas - Número total de visitas;
  • Canceladas - Número total de visitas canceladas;
  • Duração média - Duração média das visitas em minutos;
  • Utentes com visitas - Percentagem de utentes com visitas.

Para ver mais estatísticas, clique em "ver mais" no canto superior direito:

  • Visitas por utente - Média de visitas por utente (no período selecionado).
  • Visitantes por utente - Média de visitantes por utente (no período selecionado).
  • Mais visitados - Utentes com mais visitas (no período selecionado).

Exportar listagens e estatísticas de visitas e visitantes

Para exportar uma listagem de visitas e visitantes:

  1. Nas vistas do calendário, selecione "Listagem".
  2. Para incluir o registo da visita na exportação (hora de entrada, hora de saída e observações), assinale a opção "Incluir registos" antes de exportar.
  3. Para incluir as estatísticas na exportação para PDF, marque a opção "Incluir estatísticas (pdf)".
  4. No canto superior direito clique em EXPORTAR e selecione o formato do ficheiro de exportação (PDF ou EXCEL).

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